Eventbudget verstehen: Grundlagen der VeranstaltungsfinanzierungVeranstaltungsbudget planen

Was Sie in diesem Workshop erarbeiten

Wer ein Event plant, steht früh vor einer einfachen Frage: Wie viel darf das kosten, und wer behält den Überblick? Viele Erstplaner unterschätzen, wie schnell einzelne Posten wachsen. Catering, Technik, Location und Werbematerial summieren sich schneller als erwartet.

Dieses Programm zeigt, wie ein Eventbudget aufgebaut wird. Es beginnt mit der Unterscheidung zwischen fixen und variablen Kosten. Fixe Kosten wie Miete oder Technikpauschalen stehen früh fest. Variable Kosten, etwa Verpflegung pro Kopf, hängen von der Teilnehmerzahl ab.

Ein zentrales Werkzeug ist die Budgetmatrix. Sie listet alle Kostenstellen, ordnet sie Phasen zu und zeigt Abweichungen in Echtzeit. Die Teilnehmenden arbeiten mit einer realen Tabellenvorlage in Excel und lernen, Pufferpositionen sinnvoll einzuplanen.

Besonders behandelt wird der Umgang mit unerwarteten Ausgaben. Nicht jeder Lieferant hält seinen Preis. Nicht jede Genehmigung ist kostenlos. Das Programm gibt konkrete Richtwerte: Wie viel Puffer ist bei welcher Eventgröße realistisch?

Wer profitiert von diesem Kurs

Das Programm richtet sich an Personen ohne Vorkenntnisse in Eventfinanzierung. Geeignet für Vereinsmitglieder, Berufseinsteiger im Eventbereich oder Selbstständige, die gelegentlich Veranstaltungen organisieren. Buchhalterische Vorkenntnisse sind nicht notwendig.

Für wen ist dieser Kurs geeignet

Dieser Workshop richtet sich an Personen, die Veranstaltungen organisieren und dabei realistische, nachvollziehbare Budgets aufstellen möchten – ohne Erfahrung mit Finanztabellen vorauszusetzen.

Gearbeitet wird mit konkreten Szenarien: ein Firmenevent mit 80 Personen, ein regionales Kulturfestival oder eine private Feier mit begrenztem Spielraum.

Jede Übungseinheit schließt mit einer überprüfbaren Aufgabe ab, sodass Sie den eigenen Fortschritt einschätzen können.