Budgetmanagement bei Großveranstaltungen ab 500 PersonenVeranstaltungsbudget planen

Was Sie in diesem Workshop erarbeiten

Ab einer bestimmten Größe verändert sich die Natur eines Eventbudgets. Es gibt nicht mehr eine Person, die alles überblickt. Stattdessen arbeiten mehrere Teams mit eigenen Teilbudgets, und jemand muss das Gesamtbild zusammenhalten.

Dieses Programm behandelt genau diese Ebene. Wie werden Teilbudgets aufgeteilt? Welche Berichtsstruktur hält alle Beteiligten informiert, ohne wöchentliche Endlosrunden zu erzeugen? Wie werden externe Dienstleister in die Budgetkontrolle eingebunden?

Rollen und Verantwortlichkeiten

Ein häufiges Problem bei großen Events: Niemand fühlt sich für Budgetüberschreitungen zuständig, weil die Verantwortung unklar verteilt war. Das Programm zeigt, wie Budgetverantwortung schriftlich und verbindlich geregelt wird. Dazu gehören Freigabegrenzen, Eskalationspfade und Unterschriftenregelungen.

Behandelt werden außerdem Ausschreibungsverfahren für Dienstleistungen ab bestimmten Auftragswerten, die Struktur von Rahmenverträgen und die Dokumentation für interne Revisionen oder externe Prüfer.

Das Programm schließt mit einer simulierten Budgetrunde für ein fiktives Stadtfest mit 1.400 Besuchern. Die Teilnehmenden übernehmen verschiedene Rollen und treffen Entscheidungen unter Zeitdruck.

Für wen ist dieser Kurs geeignet

Dieser Workshop richtet sich an Personen, die Veranstaltungen organisieren und dabei realistische, nachvollziehbare Budgets aufstellen möchten – ohne Erfahrung mit Finanztabellen vorauszusetzen.

Gearbeitet wird mit konkreten Szenarien: ein Firmenevent mit 80 Personen, ein regionales Kulturfestival oder eine private Feier mit begrenztem Spielraum.

Jede Übungseinheit schließt mit einer überprüfbaren Aufgabe ab, sodass Sie den eigenen Fortschritt einschätzen können.